Dokumente löschen: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 19. Juni 2024, 10:12 Uhr

Aus verschiedenen Gründen kann es erforderlich sein, dass Dokumente aus der Datenbank gelöscht werden.

Hauptgrund ist die Existenz von Dubletten innerhalb unserer Erfassungsinstanz - es gibt also mehrere Dokumente, die dieselbe Entität beschreiben.

Treten bei der Erfassung, Redaktion, Altdatenpflege solche Dubletten zutage, müssen sie bereinigt werden. Dazu wird ein "führender Datensatz" festgelegt (z.B. das Dokument mit den umfangreichsten, aktuellsten, korrektesten Informationen oder der komplexesten Struktur), in dem die (korrekten, aktuellen) Informationen und Fotos aus allen Datensätzen zusammengefasst (gemerged) werden. Ist dies geschehen, enthalten die Dubletten nur noch redundante oder falsche oder veraltete Informationen und können gelöscht werden.

Bevor dieser letzte Schritt vollzogen wird, muss jedoch dafür Sorge getragen werden, dass eine Umleitung von den URLs aus den zu löschenden Datensätzen auf die URL im verbleibenden Dokument eingerichtet wird. Dazu wird aus jedem zu löschenden Dokument die im Element "id" angegebene URL kopiert (das Kopieren ist nur in HTML-View oder Bildindex möglich) und im Zieldokument (dem verbleibenden Datensatz) in das Element "altId" eingefügt.

Das Dokument kann nun gelöscht werden.

Die Gruppe "Redaktion" kann nach eigener Bearbeitung das Löschen unmittelbar vornehmen.

Die Gruppe "Erfassung" ist grundsätzlich nicht zum Löschen von Dokumenten berechtigt. Durch diese Gruppe wird das Dokument lediglich wie oben beschrieben zum Löschen vorbereitet und zuletzt für die Redaktion als Löschkandidat gekennzeichnet. Dazu wird im Element "Erfassungsstatus" der Wert "ZU LÖSCHEN!!!" ausgewählt und gespeichert.

Die Redaktion nutzt diesen Wert zum Filtern der zu löschenden Dokumente und führt den Löschvorgang aus - i.d.R. nach Prüfung des altID-Eintrags. Perspektivisch soll hier eine Prüfroutine eingerichtet werden (Ist die Entity-ID in einem zu löschenden Dokument als altId in einem anderen Dokument vorhanden?), an die sich das maschinelle Löschen von Dokumenten anschließen kann.

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-Dokumente werden grundsätzlich nicht vom Erfasser selbständig gelöscht. Auszunehmen sind in einer laufenden Sitzung neu erstellte Datensätze.
+Aus verschiedenen Gründen kann es erforderlich sein, dass Dokumente aus der Datenbank gelöscht werden.
+Hauptgrund ist die Existenz von Dubletten innerhalb unserer Erfassungsinstanz - es gibt also mehrere Dokumente, die dieselbe Entität beschreiben.
+Treten bei der Erfassung, Redaktion, Altdatenpflege solche Dubletten zutage, müssen sie bereinigt werden. Dazu wird ein "führender Datensatz" festgelegt (z.B. das Dokument mit den umfangreichsten, aktuellsten, korrektesten Informationen oder der komplexesten Struktur), in dem die (korrekten, aktuellen) Informationen und Fotos aus allen Datensätzen zusammengefasst (gemerged) werden. Ist dies geschehen, enthalten die Dubletten nur noch redundante oder falsche oder veraltete Informationen und können gelöscht werden.
+Bevor dieser letzte Schritt vollzogen wird, muss jedoch dafür Sorge getragen werden, dass eine Umleitung von den URLs aus den zu löschenden Datensätzen auf die URL im verbleibenden Dokument eingerichtet wird. Dazu wird aus jedem zu löschenden Dokument die im Element "id" angegebene URL kopiert (das Kopieren ist nur in HTML-View oder Bildindex möglich) und im Zieldokument (dem verbleibenden Datensatz) in das Element "[[AltID|altId]]" eingefügt.
+Das Dokument kann nun gelöscht werden.
+Die Gruppe "Redaktion" kann nach eigener Bearbeitung das Löschen unmittelbar vornehmen.
+Die Gruppe "Erfassung" ist grundsätzlich nicht zum Löschen von Dokumenten berechtigt. Durch diese Gruppe wird das Dokument lediglich wie oben beschrieben zum Löschen vorbereitet und zuletzt für die Redaktion als Löschkandidat gekennzeichnet. Dazu wird im Element "[[Erfassungsstatus]]" der Wert "ZU LÖSCHEN!!!" ausgewählt und gespeichert.
+Die Redaktion nutzt diesen Wert zum Filtern der zu löschenden Dokumente und führt den Löschvorgang aus - i.d.R. nach Prüfung des [[AltID|altID]]-Eintrags. Perspektivisch soll hier eine Prüfroutine eingerichtet werden (Ist die Entity-ID in einem zu löschenden Dokument als [[AltID|altId]] in einem anderen Dokument vorhanden?), an die sich das maschinelle Löschen von Dokumenten anschließen kann.
-Die Freigabe eines Dokuments zum Löschen erfolgt durch den Eintrag eines Löschvermerks.
-Fotogruppen eines zu löschenden Dokuments werden durch Kopieren in den Zieldatensatz/die Zieldatensätze übertragen, d.h. sie bleiben auch im zu löschenden Dokument bestehen. Auf diese Weise besteht vor dem endgültigen Löschvorgang eine Kontrollmöglichkeit über die Vollständigkeit der Datenerhaltung.
-== Löschvermerk ==
-Soll ein Dokument zum Löschen freigegeben werden, wird dies durch den Eintrag eines Löschvermerks in [[9920 (Tagesdatum)|Feld 9920]] gekennzeichnet. Befindet sich bereits ein Datumseintrag im Feld, wird dieser durch den Löschvermerk ersetzt.
-Der Löschvermerk ist stets nach demselben Schema anzusetzen: <br />
-<code>löschen: Dokumenttyp "Nummer des zu löschenden Dokuments"; neu: Dokumenttyp "Nummer des neuen Dokuments"; "Datum"; "Erfasser" </code>
-* Bei Löschvermerken muss unter „neu:“ nicht die Teildokument-Nummer angegeben werden. Die Nummer des Dokumentkopfs ist ausreichend.
-* Bei Löschvermerken muss stets darauf geachtet werden, dass die Dokumenttyp-Bezeichnung (geo, obj, kue, the etc.) korrekt vor der Dokumentnummer angegeben wird.
-* Wenn Fotogruppen aus einem zu löschenden Dokument auf mehrere neue Dokumente aufgeteilt werden, reicht die Angabe einer neuen Dokumentnummer (im besten Fall desjenigen Dokuments, dass als wichtigstes angesehen werden kann, etwa weil es die meisten Fotogruppen des alten Dokuments enthält oder genau dasselbe Objekt beschreibt wie dieses).
-*Wenn Fotogruppen aufgeteilt werden müssen und nicht alle dafür erforderlichen Objektdokumente bereits vorhanden sind, sollte der alte Datensatz umgebaut und weiter genutzt werden.
 [[ category:Anleitungstexte ]]