Dokumente löschen

Dokumente werden grundsätzlich nicht vom Erfasser selbständig gelöscht. Auszunehmen sind in einer laufenden Sitzung neu erstellte Datensätze. Die Freigabe eines Dokuments zum Löschen erfolgt durch den Eintrag eines Löschvermerks. Fotogruppen eines zu löschenden Dokuments werden durch Kopieren in den Zieldatensatz/die Zieldatensätze übertragen, d.h. sie bleiben auch im zu löschenden Dokument bestehen. Auf diese Weise besteht vor dem endgültigen Löschvorgang eine Kontrollmöglichkeit über die Vollständigkeit der Datenerhaltung.

Löschvermerk

Soll ein Dokument zum Löschen freigegeben werden, wird dies durch den Eintrag eines Löschvermerks in Feld 9920 gekennzeichnet. Befindet sich bereits ein Datumseintrag im Feld, wird dieser durch den Löschvermerk ersetzt. Der Löschvermerk ist stets nach demselben Schema anzusetzen:
löschen: Dokumenttyp "Nummer des zu löschenden Dokuments"; neu: Dokumenttyp "Nummer des neuen Dokuments"; "Datum"; "Erfasser"

• Bei Löschvermerken muss unter „neu:“ nicht die Teildokument-Nummer angegeben werden. Die Nummer des Dokumentkopfs ist ausreichend.
• Bei Löschvermerken muss stets darauf geachtet werden, dass die Dokumenttyp-Bezeichnung (geo, obj, kue, the etc.) korrekt vor der Dokumentnummer angegeben wird.
• Wenn Fotogruppen aus einem zu löschenden Dokument auf mehrere neue Dokumente aufgeteilt werden, reicht die Angabe einer neuen Dokumentnummer (im besten Fall desjenigen Dokuments, dass als wichtigstes angesehen werden kann, etwa weil es die meisten Fotogruppen des alten Dokuments enthält oder genau dasselbe Objekt beschreibt wie dieses).
  • Wenn Fotogruppen aufgeteilt werden müssen und nicht alle dafür erforderlichen Objektdokumente bereits vorhanden sind, sollte der alte Datensatz umgebaut und weiter genutzt werden.